A medida que se implementa el acceso a las vacunas en todo el mundo, existe la esperanza de que el nuevo coronavirus no altere nuestras vidas para siempre. Pero los cambios traídos por esta pandemia global, y especialmente los cambios en la práctica de la atención médica en todas las especialidades, llegaron para quedarse. Para los odontólogos, la pandemia ha puesto de relieve la importancia de la salud digital y las innovaciones relacionadas.

Las soluciones digitales en odontología ofrecen a los pacientes un mayor acceso y conveniencia de formas que se están convirtiendo rápidamente en estándar. Aún así, estas soluciones funcionan mejor cuando se integran de forma coherente en una experiencia totalmente digital.

Para esta experiencia es fundamental la automatización, que mejora la comodidad tanto para los pacientes como para el personal. Automatizar eficazmente su práctica significa reducir el riesgo de transmisión de infecciones, que esperan los pacientes. De hecho, el 57% de los pacientes buscan recordatorios automatizados por mensaje de texto, voz o correo electrónico de sus proveedores.

El potencial para integrar la automatización en su práctica es ilimitado, y la forma más fácil de encontrar oportunidades es identificar lugares para optimizar la experiencia del paciente. Este enfoque tiene la ventaja adicional de mejorar inmediatamente la experiencia del paciente en su consulta. Para la mayoría de las prácticas dentales, hay varias áreas clave en las que se podría agregar la automatización para mejorar la experiencia del paciente.

Reserva y cancelación de citas 

La reserva de citas es una de las cosas más fáciles de automatizar y puede tener un impacto significativo en la experiencia del paciente. En un estudio reciente de Accenture, el 77% de los pacientes encuestados consideró que la opción de cambiar, cancelar y programar citas en línea era una característica importante.

El impacto más significativo es la conveniencia. La reserva en línea permite a los pacientes programar sus propias citas en cualquier momento, de día o de noche, en lugar de llamar durante el horario de oficina. Los recordatorios automatizados de citas también facilitan a los pacientes recordar sus citas y reprogramarlas si es necesario.

Debido a que las citas automatizadas mejoran el flujo de personas a través de su oficina, también lo ayudan a espaciar a los pacientes y reducir la cantidad de personas en su sala de espera, reduciendo el tiempo de espera y las interacciones entre pacientes.

Para implementar la reserva automatizada de citas en su consultorio, comience con sus flujos de trabajo existentes. En lugar de crear un nuevo sistema, integre la automatización en el sistema que ya usa. Un buen software de automatización le permitirá definir su flujo de trabajo utilizando el proceso estándar en su oficina.

Formularios de admisión

Para la mayoría de las prácticas dentales, el mayor impacto en el tiempo en la sala de espera es el tiempo que los pacientes dedican a llenar formularios. Pero para sus pacientes en un mundo pospandémico, ese tiempo ya no es solo un inconveniente. Ahora, también es un riesgo. Por lo tanto, cuanto más rápido pueda sacar a los pacientes de la sala de espera, a su silla y fuera del consultorio después de que concluya su cita, mejor se sentirán acerca de su regreso.

Reduzca la cantidad de personas sentadas en su sala de espera enviando automáticamente a cada paciente un enlace para completar los formularios de admisión con anticipación. Una vez que la programación de citas está automatizada, los formularios de admisión automáticos son el siguiente paso simple. Un sofisticado software de automatización le permitirá enviar los formularios por segunda vez a cualquier persona que no los haya completado 24 horas antes de la cita programada, aumentando el número de pacientes que los completan con anticipación.

Además de reducir el tiempo en la sala de espera y proporcionar entrada sin contacto, los formularios automatizados reducen los errores. Cuando los pacientes ingresan datos por sí mismos, es menos probable que ingresen información incorrecta que un miembro del personal que intenta leer un documento escrito a mano. Los formularios digitales también se pueden sincronizar automáticamente con sus registros médicos electrónicos (EHR), lo que permite actualizaciones instantáneas en todo el sistema.

Si elige automatizar este paso del flujo de trabajo de su consultorio, debe seleccionar un software de automatización que esté diseñado para la atención médica y que cumpla con HIPAA. Sus formularios de admisión requieren que los pacientes compartan su información de salud privada, así que no lo haga con un formulario de Google u otro software que no esté diseñado para la atención médica. Es posible que no ofrezca el nivel de seguridad necesario para el cumplimiento de HIPAA.

Planificación del tratamiento

La planificación del tratamiento debe ser individual, pero la mayoría de los tratamientos siguen un flujo de trabajo predecible y las piezas se pueden automatizar y optimizar. El software de planificación de tratamientos ofrece plantillas que pueden acortar su proceso de planificación de horas a minutos. Para un enfoque aún más moderno, la inteligencia artificial puede mejorar la velocidad de planificación y la calidad de su tratamiento.

Pero preparar un plan de tratamiento de calidad es solo el primer paso. La segunda y más importante parte de la planificación del tratamiento es ayudar a su paciente a comprender el plan. El software de automatización es una herramienta aún más poderosa aquí, que le permite presentar el plan de una manera que sus pacientes puedan entender y consultar fácilmente.

Desde la perspectiva de sus pacientes, la presentación es clave para comprender el plan y elegir las opciones de tratamiento adecuadas. Cuando presenta su plan de tratamiento de una manera clara, visual y fácil de entender, verá una mejora tanto en la aceptación del tratamiento como en la confianza del paciente.

Tenga en cuenta que la planificación del tratamiento nunca se puede automatizar por completo. Su experiencia siempre será necesaria para individualizar el plan. Sin embargo, el software puede agilizar significativamente el proceso.

Utilice un software de planificación que ofrezca plantillas para que no tenga que comenzar cada plan desde cero y luego individualizar para el paciente específico. Y si tiene que elegir entre automatizar la planificación o la presentación, priorice que la presentación del plan de tratamiento sea clara, visual y digital. La presentación del tratamiento tiene el impacto más significativo en la experiencia de sus pacientes.

Facturación

Si no automatiza nada más en su práctica, la facturación automatizada debería ser su prioridad número uno. Al igual que la reserva de citas, la facturación automatizada en línea es fácil de implementar. La facturación automatizada tiene múltiples ventajas:

• Comodidad para los pacientes
• Reducción del tiempo administrativo del personal
• Reducción significativa de la morosidad

La facturación automatizada también puede permitirle ofrecer varias opciones de pago, como múltiples métodos de pago y varias opciones para planes de pago. Sin embargo, lo más importante que ofrece la facturación automatizada en línea es la transparencia, ya que el 83% de los pacientes desean una mayor transparencia de costos por parte de sus proveedores. Un registro de facturación automatizado al que se puede acceder fácilmente es una forma más que oportuna de ofrecer esto.

Puede optimizar aún más su proceso de facturación integrando la verificación de seguros automatizada . Esto reduce aún más los pagos atrasados, ya que permite a los pacientes saber automáticamente cuánto costará su visita antes de que vayan a su consultorio. Al integrar la verificación automática del seguro en su proceso de reserva de citas, puede hacer que el proceso de facturación sea claro y transparente para los pacientes incluso antes de que pongan un pie en su oficina.

Integre facturación, verificación de seguros, pago y EHR en un sistema unificado utilizando interfaces de programación de aplicaciones (API). El mejor software de automatización le permitirá personalizar este flujo de trabajo y enviar mensajes automáticos en cualquier punto del proceso, lo que le permitirá comunicar todo lo que sus pacientes necesitan saber sobre facturación antes de su cita.

Márketing

En un mundo pospandémico en el que es menos probable que sus posibles pacientes se reúnan en persona, el marketing online es fundamental. Y dado que la automatización de procesos como la reserva de citas y los formularios de admisión moverán naturalmente muchos de sus procesos clave en línea, la automatización de su marketing digital es el siguiente paso natural. Cuando los posibles nuevos pacientes pueden reservar fácilmente su primera cita a través de su sitio web, tiene sentido utilizar el marketing digital para ayudarlos a encontrar su sitio web.

Pero al igual que con cualquier otra práctica de automatización, deberá equilibrar la automatización de su marketing con la personalización. Para diferenciarse de sus competidores, debe establecer una conexión personal con los clientes potenciales, no solo mostrarles anuncios digitales automatizados. Si aún no ha comercializado su práctica en línea, no comience automatizando. Empiece por experimentar. Una vez que tenga un proceso que funcione, utilice la automatización para escalar.

Si recién está comenzando con el marketing digital, elija solo una táctica, como anuncios de Facebook, marketing de contenido u optimización de motores de búsqueda, y pruébela durante varios meses. Si obtiene nuevos clientes de sus nuevos esfuerzos de marketing, identifique qué funciona mejor y repítalo. Una vez que haya creado un proceso que le envíe nuevos clientes de manera confiable, use la automatización para hacer crecer el sistema de trabajo.

Conceptos clave

La integración de la automatización en su práctica puede mejorar la experiencia de sus pacientes de muchas maneras. La simplificación de los procesos administrativos puede mejorar el flujo de cada paso de la interacción del paciente con su consultorio, desde el descubrimiento hasta la reserva, la sala de espera y el sillón. Y a medida que la odontología digital crece en importancia, la automatización se convierte en un paso más natural y esencial.

Sin embargo, es importante evitar la trampa de automatizar demasiado rápido y perder la conexión personal con sus pacientes. A medida que trabaja para modernizar su práctica, comience con pequeños pasos. Identifique los lugares donde puede optimizar su flujo de trabajo actual y automatícelos primero. Asegúrese de que cada nuevo sistema de automatización funcione de manera eficaz antes de introducir más. Con el tiempo, cada pequeño paso hacia una mayor automatización, más telesalud e integración de IA llevará su práctica a la odontología del futuro.

La Sra. Robinson es la gerente de crecimiento y marketing de productos en NexHealth . Con más de 10 años de experiencia trabajando en marketing técnico, ayuda a NexHealth a cerrar la brecha entre pacientes, proveedores y desarrolladores de atención médica. 

Fuente: dentistrytoday.com